Poszukując sali na szkolenie lub konferencję sporo osób nie trudzi się zbytnio, aby sprawdzić wszystkie szczegóły. Niekiedy zapominają po prostu o nich, niekiedy uznają, że niektóre rzeczy są przecież oczywiste, aby o nie zapytać, a niekiedy zbyt mocno ufają w to, co .

I niestety rezultaty takich zaniedbań są później bardzo dobrze widoczne w czasie konferencji, gdy zalicza się wpadkę za wpadką. Rzecz jasna nie będzie możliwości całkowitego pozbycia się ryzyka, w każdym przypadku pojawić się mogą jakieś zupełnie nieprzewidziane okoliczności, które spowodują zamieszanie. Jednak często kłopoty podczas tego typu wydarzeń pojawiają się z powodu jakiś zaniedbań przy podstawowych sprawach. A że podczas organizowania takiej konferencji najróżniejszych tematów do załatwienia na pewno nie zabraknie, to trzeba od samego początku pilnować wszystkich szczegółów. Najważniejszy jest wybór odpowiedniej sali, i tak naprawdę właściwe od tego należy zacząć prace przy organizacji. Sale można wynająć w rozmaitych miejscach, różna również będzie ich wielkość oraz wyposażenie, z tego też powodu nad tym punktem należy się szczególnie uważnie skupić.

Po pierwsze sala konferencyjna – doubletree by hilton skalnicowa Świnoujście powinna być dostosowana wielkością do liczby uczestników konferencji. Rzecz jasna nie może być za mała, absolutnie nie można zakładać, że ktoś nie dotrze i będą jakieś wolne miejsca. Ale też nie może być za duża, bo nie tylko niepotrzebnie się będzie za nią płacić, to dodatkowo w takiej atmosferze trudniej będzie się prowadzić prelekcje i wykłady. Niezwykle istotne będzie, aby wyszukana sala konferencyjna nad morzem miała całe niezbędne wyposażenie- ciekawostka. Konieczny więc będzie sprzęt do nagłośnienia, pomoce multimedialne i wszelakie akcesoria pomocne przy prowadzeniu wystąpień.

Należy także zwrócić uwagę na dostęp do internetu, obecnie jest on coraz bardziej niezbędny podczas takich spotkań. Jeżeli całość miałaby nieco dłużej potrwać, to trzeba także mieć na uwadze dwie sprawy. Po pierwsze krzesła muszą być odpowiednio wygodne, ale zadbać również trzeba o żołądki wszystkich uczestników.