Mimo coraz większemu postępowi technologicznemu nadal większość firm używa standardowego obiegu faktur zakupowych i pozostałych dokumentów w wersji papierowej. Jednak niejednokrotnie rodzi to sporo różnych problemów organizacyjnych.

Dokumenty będą trafiać do kilku działów, bo niektóre z nich od razu przejmuje księgowość, niektóre magazyn, a niektóre będą dochodzić listami do sekretariatu. I później pojawia się sporo zamieszania, dokumenty się gubią, a nieodpowiedni przepływ informacji sprawia, że na obsługę wszystkiego trzeba przeznaczyć dużo więcej czasu. Z tego też powodu bardzo często firmy decydują się na uruchomienie procedur usprawniających, ale też porządkujących przepływ dokumentów. Do jednych z takich usprawnień należy elektroniczny obieg faktur, jaki zdobywa naprawdę dużą popularność nie tylko w gronie dużych korporacji, ale także niewielkich firm (obieg faktur). Takie rozwiązanie przede wszystkim daje spore oszczędności, już mając kilka tysięcy dokumentów rocznie korzyści są bardzo zauważalne. Zmniejsza się czas konieczny do przetworzenia dokumentów, ogranicza się liczba błędów i co najważniejsze odciąża pracowników, jacy zająć się będą mogli innymi rzeczami.

Firmy które się zajmują wdrożeniami elektronicznego obiegu dokumentów, takie jak na przykład Basware Polska, chwalą się nawet kilkudziesięcioprocentowymi oszczędnościami czasu (polecane basware polska). Biorąc pod uwagę rozwiązania, jakie proponują, będzie to faktycznie możliwe, ponieważ m&a niemcy używają przy tym zaawansowanych technologii i zdobyczy techniki. W praktyce proces ten będzie polegał na tym, że przychodzące do firmy dokumenty zostają posortowane i zeskanowane. Jest to realizowane na zaawansowanych urządzeniach firmy Kofax, jakie wykorzystując technologię OCR przetwarzają skan do postaci elektronicznej, z wyznaczonymi wszystkimi kwotami (Efematic).

Skuteczność takiego procesu wynosi około 90 procent, więc tylu informacji nie trzeba przepisywać w sposób ręczny, a jeżeli pojawią się jakieś rzeczy do uzupełnienia, to można to oczywiście zrobić ręcznie. Otrzymane dane wraz ze skanem dokumentu od razu trafiają do systemu ERP, w którym realizowana jest ich dalsza obróbka.