W jaki sposób zarządzać obiegiem faktur, by przysłużył się całej firmie? Trzeba go unowocześnić!

faktura
Firmy stosujące tradycyjny obieg faktur muszą zastąpić go skanowaniem oraz elektronicznym obiegiem. To innowacyjny pomysł dla każdej firmy, gdyż zapewnia całkiem duże oszczędności i mniejszą liczbę robionych błędów podczas rozliczania takich dokumentów.

Co ważne, elektroniczny obieg faktur to głównie oszczędności. Pierwsze z nich można już zauważyć w przedsiębiorstwach, które dostają od pięciu tysięcy faktur wzwyż rocznie. Tego typu zamiana obiegu papierowego na elektroniczny oferuje korzyści dla każdego z działów, jakie zdecydowały się na ten proces. To bez wątpienia skrócenie czasu oraz zmniejszenie kosztów wynikających z obsługiwania faktur, jest tozmniejszenie operacji manualnych i obniżenie liczby błędów – http://efematic.pl/produkty/44. Dzięki temu systemowi posiadamy cały wgląd do danych uczestników procesu.

faktura na papierze
Autor: VLCinéaste
Źródło: http://www.flickr.com

Wdrożenie takich rozwiązań do skanowania oraz elektronicznego obiegu faktury jest całkowicie akceptowalne przez urzędy skarbowe. W razie kontroli można szybko znaleźć konkretne dokumenty w komputerze oraz zrobić druk jej skanu. Co więcej, powiązanie skanu faktury, często przez kod kreskowy z oryginalną wersją w formie papierowej, w znaczny sposób przyspiesza poszukiwanie faktury w archiwum tradycyjnym. Dosyć ważnym czynnikiem jest uzyskanie kontroli na sporą ilością faktur, jakie przychodzą do firmy, a jednocześnie zarządzania związanymi z nimi dokumentami. To powoduje, że możliwa jest najlepsza koordynacja przepływających dokumentów między zatrudnionymi osobami. Zintegrowane narzędzia wykonywania raportów i robienia obliczeń statystycznych umożliwiają na analizowanie procesów akceptacji faktur za pomocą różnorodnych kryteriów.

faktura elektroniczna
Autor: lab604
Źródło: http://www.flickr.com

Coraz większa rzesza przedsiębiorstw wdraża właśnie takie innowacje, ponieważ są bardzo pomocne i nie pozostawiają wątpliwości, co do wpływu na wszelkie działy w naszym przedsiębiorstwie. Wiedzieć bowiem należy, iż czasami najgorsze co się może stać w takim miejscu jak firma to przesadnie duża biurokracja, w której trudno nam się połapać. Tego typu firma nie korzysta ze swoich możliwości, gdyż jest hamowana przez nadmierną ilość czynności, które biorą się z tradycyjnego rządzenia przedsiębiorstwem. Jeżeli chcielibyśmy unowocześnić firmę musimy zacząć od skorzystania z elektronicznego obiegu faktur – http://efematic.pl/.